IT機器の台帳キット

こんなときに

IT機器の台帳を作りたいが、辞める人の回収漏れや棚卸しで実物と合わない

できること

いまある機器の管理表（Excel・CSV、Shift_JISも）を取り込み、資産番号を自動で付けて台帳にします。貸出と返却忘れ、辞める人の機器の回収（本人に渡す「お返しのお願い」を作成）、棚卸し（表を作って回り、台帳と突き合わせ）、捨てるときのデータ消去の記録（業者に渡す廃棄の一覧も作成）まで見ます。1台ごとに、10万円・20万円・40万円の分け方や耐用年数、リースの扱い、償却資産の申告に入るかの目安を理由つきで出します（決めるのは会社と税理士）。前の管理表にあるパスワード・回復キーは台帳に残さず伏せ、読み込んだ文書の中の指示のような文には従わず知らせます。

このキットに入っている「直し」

1. 税抜経理なのに税込の額で10万円の判定をしてしまう税込107,800円のパソコンを、税抜経理の会社なのに税込のまま「10万円以上」と判定していた。会社の消費税の経理（税抜・税込）に合わせて判定し直し、経理が分からないときは重い側の税込で判定して確かめる所（△）に倒すようにした。
2. 2026年4月より前に買った機器を40万円未満の特例に入れてしまう2026年3月に買った35万円の機器を、2026年4月から始まる40万円未満の特例に入れていた。特例の上限は取得日で変わる（4月以後は40万円未満、それより前は30万円未満）ため、取得日で上限を切り替え、取得日が無いときは「確かめる」とするようにした。
3. 特例で経費にした機器を償却資産の申告から外してしまう中小企業の特例で経費にした機器を「申告しなくてよい」としていたが、地方税法施行令では申告から外れるのは10万円未満で全額経費・一括償却にしたものだけ。特例で経費にしたものは申告に入ると出すようにした。
4. リースの複合機に少額・中小の特例の目安を出してしまう所有権が移らないリースの複合機にも、少額・中小企業の特例が使えるかのような目安を出していた。所有権が移らないリースは特例が使えないと出すようにした。
5. 前の管理表のパスワードや回復キーが台帳に残ってしまう取り込んだ前の管理表のパスワードの列や、メモに書かれたBitLockerの回復キーがそのまま台帳に残っていた。パスワードの列は読み込まず、回復キー・PIN・プロダクトキーの形を見つけて伏せるようにした。
6. スマホのIMEIがカード番号の検査に合って伏せられてしまうスマホのIMEI（15桁）が、パスワードなどを伏せる検査（カード番号の桁の検査）に偶然合ってしまい、伏せられて棚卸しに使えなくなった。「IMEI」「シリアル」などの言葉のあとの番号は伏せないようにした。
7. 「専用のデータ削除ソフトウェアの利用」を初期化だけと読んでしまう個人情報保護委員会のガイドラインにある「専用のデータ削除ソフトウェアの利用」という言い方を、「削除」の語だけで「初期化だけ」と読み、✗にしていた。公式の言い方を先に読んで判定するようにした。
8. 業者に依頼した廃棄で証明書の確かめが抜けてしまう業者に依頼して廃棄したときに、証明書とシリアルを照らし合わせる確認が抜けていた。業者が絡む廃棄では、消し方にかかわらず必ず証明書とシリアルの確かめを見るようにした。
9. 貸出中の機器を棚卸しで「見つからない」にしてしまう貸出中のプロジェクターが棚卸しで見つからず、そのまま「見つからない」と記録しかけた。貸出中・修理中の機器は、まず相手に確かめる扱いにするようにした。
10. 名字だけで言われた人が台帳の名前に当たらず回収が漏れる「森田さんが今月で辞める」と言われても、台帳のフルネーム「森田 けいすけ」に当たらず「台帳にはありません」と答え、回収が漏れそうになった。名字だけ・「さん」付きでも台帳の名前に当て、2人以上に当たるときは聞き返すようにした。
11. 業者に渡す一覧に、指定していない廃棄待ちの機器まで入ってしまう機器を指定して業者に渡す一覧を作ったはずが、廃棄待ちの機器が全部入ってしまっていた。指定した機器だけで一覧を作るようにした。
12. 捨てた機器を「消して」で記録ごと消してしまいそうになるすでに廃棄済みの機器を「消して」と言われ、ふだんの「取り下げにします」をそのまま返すと、捨てた機器の記録ごと消しかけた。廃棄済みの機器は「消さずにこのまま残す（税の帳簿は7年）」と答えるようにした。
13. 償却資産の申告の明細にある取得年月の年号の印が読めない市の償却資産の申告書の明細にある「取得年月」が和暦の年号の印（例：50604）で書かれていて読めなかった。年号の印（3昭和・4平成・5令和）で読み取り、IT機器でない行（構築物・冷蔵庫など）は読み飛ばして知らせるようにした。

入っているもの

• いまある管理表（Excel・CSV、Shift_JISも）の取り込みと資産番号の自動付番
• 貸出と返却忘れの記録、返す日を過ぎたら知らせる仕組み
• 辞める人の機器を洗い出し、本人に渡す「お返しのお願い」を作る機能
• 棚卸しの表を作って回り、台帳と突き合わせる機能（貸出中・修理中は除く）
• 捨てるときのデータ消去の記録と、業者に渡す廃棄とお願いの一覧
• 1台ごとの会計・税の目安（10万・20万・40万円の分け方、耐用年数、償却資産の申告に入るか）
• パスワード・回復キー・プロダクトキーを自動で伏せる仕組み
• 読み込んだ文書の中の指示のような文を検出して知らせる仕組み

最初に決める3つ

1. 会社の名前
2. いまある機器の一覧（Excel・CSV）があるか
3. 中小企業か・消費税は税抜で記帳しているか

必要なもの

• 追加費用なしClaude Code または CodexCLAUDE.md と AGENTS.md の両方を置いてあります
• 追加費用なしNode.js 18以上道具を動かすため。追加で入れるものはありません
• 追加費用なしExcel（か、同じものを開けるソフト）・ブラウザ台帳・棚卸しの表・結果のページを見るため

使い方

お使いのAIに、これを貼るだけです。

nice to have のキット「IT機器の台帳キット」を使いたい。https://nicetohave.app/g/AUKETCV2-•••••••••• のとおりに取り込んで。

Claude Code でも Codex でも同じです。
貼る前に、AIに何をさせるのか読む

よくある質問

仕訳や償却資産の申告書の作成までできますか？

できません。出るのは1台ごとの会計・税の目安と、償却資産の申告に入るかの見込みまでです。仕訳・減価償却費の計算・固定資産台帳（会計ソフト）への登録・申告書の作成は、会社と顧問の税理士が行います。

PDFや画像の請求書をそのまま読み込めますか？

道具だけでは読めません。AIが請求書の内容を読んで書き写したうえで、道具が台帳に入れます。

見つからない機器があったとき、漏えいの報告もこのキットで作れますか？

作れません。見つからない機器に暗号化していない個人データが入っているときの漏えい報告は、別の漏えい報告キットで行います。このキットは機器の台帳と棚卸しまでです。

リース契約の更新・解約の期限も管理できますか？

できません。このキットが見るのは機器そのものです（リースは機器の終わりの日と、返す前のデータ消去まで）。契約・サブスクそのものの更新・解約の期限は、契約・サブスクの台帳キットで管理します。

見本を試すとき、どれくらい時間がかかりますか？

見本の一通り（21台分）を取り込むと、作ったときのパソコンで約4秒でした。パソコンの性能や混み具合で、倍ほど変わることがあります。

応援した人

応援の受け付けを始めたら、このキットを応援した人がここに並びます。